Affidarsi a una wedding planner in Spagna può cambiare completamente il modo in cui viene organizzato un matrimonio, soprattutto quando la coppia vive in un altro Paese o decide di sposarsi lontano da casa. Non significa semplicemente delegare delle attività: una wedding planner mette a disposizione conoscenza del territorio, contatti, capacità organizzativa e di negoziazione e un supporto concreto nelle decisioni durante tutto il percorso.
In un destination wedding, inoltre, esistono diversi aspetti che possono essere difficili da gestire a distanza: scegliere fornitori senza conoscerli personalmente, comprendere determinate pratiche burocratiche, coordinare invitati provenienti da Paesi diversi o fare in modo che tutti i professionisti coinvolti lavorino seguendo lo stesso programma.
Per molte coppie, quindi, avere una professionista al proprio fianco fin dall’inizio significa mantenere un maggiore controllo sul matrimonio e, allo stesso tempo, godersi molto di più il percorso che porta al grande giorno.
Cosa fa realmente una wedding planner?
Il lavoro di una wedding planner non si limita al giorno del matrimonio. Può iniziare molto prima, dalla definizione del budget e dalla ricerca della location alla selezione dei fornitori, alla revisione dei contratti e al coordinamento di tutto ciò che avviene durante l’evento.
Il livello di coinvolgimento dipenderà dal servizio scelto. Può trattarsi di un’organizzazione completa, del coordinamento del solo giorno del matrimonio oppure di un servizio di consulenza per le coppie che desiderano occuparsi personalmente di buona parte della pianificazione.
Quando ci occupiamo dell’organizzazione completa, coordiniamo i fornitori, monitoriamo il budget, verifichiamo i contratti, organizziamo sopralluoghi e supervisioniamo i diversi aspetti della celebrazione. Accompagniamo inoltre la coppia durante tutto il processo affinché ogni decisione sia coerente con l’insieme del matrimonio.
La differenza consiste nell’avere al proprio fianco qualcuno che conosce il processo e sa anticipare ciò che verrà dopo.
Perché una wedding planner è particolarmente utile per un matrimonio in Spagna?
Organizzare un matrimonio in Spagna da un altro Paese comporta difficoltà che all’inizio non sempre sono evidenti.
Non basta trovare una finca suggestiva o un fotografo il cui stile rispecchi i vostri gusti. Bisogna verificare disponibilità, condizioni, spostamenti, contratti, orari, esigenze degli invitati e il coordinamento tra tutti i professionisti coinvolti.
Le coppie internazionali possono inoltre trovarsi ad affrontare differenze linguistiche, burocrazia e diversi modi di lavorare.
Possiamo fare da collegamento tra la coppia e i fornitori, facilitare la comunicazione e accompagnarvi in determinate riunioni quando necessario. Lavoriamo in inglese, spagnolo, italiano e francese e possiamo comunicare anche in tedesco.
Se state organizzando il vostro matrimonio da fuori della Spagna, è inoltre importante considerare aspetti come voli, alloggi, trasporti per gli invitati e documentazione. Sono tutti elementi che possono influire direttamente sia sulla pianificazione sia sul budget.
Una wedding planner può aiutarti a tenere sotto controllo il budget?
Sì. Anche se affidarsi a una wedding planner comporta un costo aggiuntivo, il nostro lavoro può aiutarvi a prendere decisioni economiche disponendo di maggiori informazioni.
Il budget di un matrimonio non dipende soltanto dal prezzo della location. Catering, decorazioni, fotografia, musica, fiori, trasporti, alloggi e altri servizi possono modificare considerevolmente il costo finale.
Per questo, fin dall’inizio lavoriamo per stabilire le priorità e distribuire il budget in funzione di ciò che conta davvero per ogni coppia.
Possiamo inoltre aiutarvi a confrontare diverse proposte e a capire cosa sia realmente incluso in ciascun preventivo. Quando gestiamo un matrimonio, monitoriamo le spese affinché le decisioni economiche non vengano prese separatamente le une dalle altre.
Questo è particolarmente utile quando il matrimonio viene organizzato da un altro Paese e non si conosce bene il mercato locale.
Quali sono i vantaggi di conoscere personalmente i fornitori?
Cercare fornitori online può sembrare semplice finché non ci si trova a confrontare decine di fotografi, catering, fioristi, musicisti o società di trasporto.
Il problema, solitamente, non è trovare delle alternative. È capire quali siano realmente adatte al vostro budget, al vostro stile e alle vostre esigenze.
Collaboriamo con professionisti che conosciamo personalmente e con i quali abbiamo costruito rapporti di lavoro consolidati. Questo ci permette di valutare non soltanto il loro portfolio, ma anche il loro modo di lavorare, la loro capacità di coordinarsi con gli altri e la tipologia di matrimonio per cui risultano più adatti.
Possiamo quindi proporvi fornitori pensando al vostro matrimonio nello specifico, invece di consegnarvi semplicemente una lista generica di contatti.
Questa esperienza si rivela particolarmente utile anche quando si verifica un imprevisto ed è necessario trovare rapidamente una soluzione.
Una wedding planner può aiutarti a scegliere la location giusta?
La location condiziona molte altre decisioni: numero di invitati, trasporti, alloggi, orari, decorazioni e perfino il tipo di celebrazione che potrete organizzare.
La Spagna offre alternative molto diverse tra loro, dalle haciendas e dai cortijos dell’Andalusia alle ville di Maiorca, passando per fincas, hotel, palazzi e spazi sul mare. Scegliere tra così tante possibilità può essere difficile quando non si conosce personalmente la zona.
Per questo, oltre all’estetica della location, analizziamo la posizione, l’accessibilità, la capienza, le condizioni, i servizi inclusi e la compatibilità con gli altri fornitori.
Offriamo inoltre un servizio di venue scouting per aiutare le coppie a trovare spazi adatti alle proprie preferenze e al proprio budget. Possiamo presentare diverse alternative e facilitarne il confronto, rendendo la decisione finale molto più semplice.
E per quanto riguarda gli invitati?
In un destination wedding, gli invitati fanno parte dell’esperienza. Molti arriveranno da un altro Paese e probabilmente avranno bisogno di informazioni su voli, alloggi, spostamenti e attività.
Possiamo occuparci di una parte di questo coordinamento affinché gli sposi non debbano trasformarsi in un’agenzia di viaggi nei mesi precedenti al matrimonio.
Possiamo inoltre aiutare con i trasporti verso la location, la distribuzione degli orari e gli eventuali dubbi che potrebbero sorgere prima dell’evento.
Anche la scelta della location dovrebbe tenere conto di questo aspetto. Uno spazio spettacolare può diventare poco pratico se è difficile da raggiungere o obbliga gli invitati a spostamenti eccessivamente lunghi.
Cosa succede se qualcosa va storto il giorno del matrimonio?
Questo è uno dei motivi più importanti per affidarsi a una wedding planner.
Il giorno del matrimonio possono verificarsi ritardi, cambiamenti meteorologici, problemi con un fornitore o piccoli imprevisti dei quali, idealmente, gli invitati non dovrebbero neppure accorgersi.
Il nostro lavoro consiste proprio nel risolvere queste situazioni senza trasferire il problema agli sposi.
Durante il coordinamento della giornata supervisioniamo gli orari, gli allestimenti, l’arrivo dei fornitori e lo svolgimento delle diverse fasi dell’evento. Se qualcosa cambia, cerchiamo una soluzione affinché la coppia possa continuare a godersi la propria festa.
Così voi potete concentrarvi su ciò che conta davvero: vivere e godervi il vostro matrimonio.
Tutte le coppie hanno bisogno di una wedding planner?
Non necessariamente. Il livello di supporto dovrebbe adattarsi alle caratteristiche di ogni matrimonio.
Una coppia che organizza un matrimonio intimo, conosce perfettamente la zona e dispone del tempo necessario potrebbe preferire occuparsi personalmente di buona parte del processo.
Un matrimonio internazionale con molti invitati, diversi fornitori e una celebrazione distribuita su più giorni, invece, può richiedere un coordinamento molto più complesso.
Per questo offriamo diverse formule. Un servizio di organizzazione completa può accompagnarvi fin dall’inizio, mentre il coordinamento del giorno del matrimonio può essere sufficiente per chi ha già pianificato tutti i dettagli e ha bisogno di una professionista che prenda in mano la situazione quando arriva il grande giorno.
Possiamo inoltre offrire consulenze alle coppie che desiderano organizzare autonomamente il proprio matrimonio ma preferiscono contare su un’esperienza professionale per determinate decisioni.
Come scegliere una wedding planner per il proprio matrimonio?
Anche il rapporto personale è importante. Lavorerete insieme per mesi e parlerete di budget, aspettative, priorità e decisioni legate a una giornata molto importante.
Prima di scegliere una wedding planner, vale la pena informarsi su:
- Esperienza con matrimoni simili al vostro
- Conoscenza della zona in cui desiderate sposarvi
- Servizi inclusi e livello di coinvolgimento
- Modalità di collaborazione con i fornitori
- Gestione del budget
- Coordinamento durante il giorno del matrimonio
- Lingue nelle quali potete comunicare
- Condizioni contrattuali
È inoltre consigliabile vedere lavori precedenti e verificare se lo stile della wedding planner è in linea con il modo in cui immaginate il vostro matrimonio.
La comunicazione sarà particolarmente importante se state organizzando la celebrazione da un altro Paese. Per questo, oltre a valutare il lavoro della wedding planner, vi consigliamo di prestare attenzione a come vi fa sentire durante le prime conversazioni e a quanto riesca realmente a comprendere ciò che state cercando.
Qual è il vero valore di avere una wedding planner?
Affidarsi a una wedding planner non significa smettere di partecipare all’organizzazione del proprio matrimonio. Significa avere una professionista che vi aiuta a prendere decisioni, coordina tutte le persone coinvolte e si occupa di buona parte della gestione che si nasconde dietro ogni celebrazione.
Per un matrimonio in Spagna, e soprattutto quando la coppia vive in un altro Paese, questa conoscenza locale può semplificare ogni fase, dalla ricerca della location al coordinamento dei fornitori e degli invitati.
In That’sAmore lavoriamo con coppie internazionali che desiderano sposarsi in Spagna e le accompagniamo durante tutto il processo di pianificazione. Coordiniamo i diversi elementi del matrimonio e adattiamo ogni celebrazione alla storia, alle preferenze e alle priorità di ogni coppia.
Organizzare un matrimonio richiede naturalmente una parte del vostro tempo. Ma non dovrebbe trasformarsi in un secondo lavoro.
Domande frequenti sull’ingaggio di una wedding planner
Quanto tempo prima del matrimonio dovrei scegliere una wedding planner?
È consigliabile affidarsi a una wedding planner con sufficiente anticipo, soprattutto se il matrimonio viene celebrato in una destinazione diversa dal luogo in cui vivete. Questo permette di avere una maggiore scelta di date, location e fornitori e di organizzare per tempo anche i viaggi degli invitati.
Una wedding planner può organizzare il matrimonio se viviamo in un altro Paese?
Sì. La pianificazione a distanza è molto comune nei destination wedding. Videochiamate, comunicazione digitale e gestione locale dei fornitori permettono di portare avanti molte decisioni senza dover viaggiare continuamente in Spagna.
Una wedding planner si occupa anche degli invitati?
Può farlo, a seconda del servizio scelto. Tra le attività possibili ci sono la condivisione di informazioni sugli alloggi, il coordinamento dei trasporti e l’organizzazione dell’arrivo e degli spostamenti degli invitati durante la celebrazione.
È più costoso affidarsi a una wedding planner?
Il servizio rappresenta un costo aggiuntivo, ma può anche aiutarvi a organizzare meglio il budget e a prendere decisioni più consapevoli. Il prezzo dipende dal tipo di servizio, dal numero di invitati, dalla location e dal livello di pianificazione richiesto dal matrimonio.
Posso affidarmi a una wedding planner soltanto per il giorno del matrimonio?
Sì. Il coordinamento del giorno del matrimonio è pensato per le coppie che hanno già organizzato la propria celebrazione e hanno bisogno di una professionista che supervisioni fornitori, orari, allestimenti, invitati e lo svolgimento dell’evento.
